En bref
Un bon cahier des charges décrit le problème et les utilisateurs avant les fonctions : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quelles données et quels outils existants. Il liste les parcours prioritaires, les intégrations, les volumes, les contraintes (langues, hébergement, données personnelles) et ce qui est hors périmètre. C'est ce document qui rend les devis comparables et le projet pilotable.
01
Le contexte et les objectifs
Commencez par la situation actuelle : comment le travail est fait aujourd'hui, avec quels outils, et ce qui ne fonctionne pas. Formulez ensuite des objectifs vérifiables, par exemple réduire les ressaisies, suivre chaque demande jusqu'à sa clôture ou permettre aux clients de commander en ligne. Un prestataire qui comprend le pourquoi fera de meilleures propositions que celui qui reçoit une simple liste de fonctions.
02
Les utilisateurs et leurs parcours
Listez les rôles (administrateur, commercial, client, technicien) et, pour chacun, les parcours essentiels décrits étape par étape. Précisez les droits : qui peut voir, modifier ou valider quoi. Ajoutez des exemples réels anonymisés, comme un devis type, une commande ou un rapport. Ces exemples révèlent des règles métier que personne ne pense à écrire et évitent de longues discussions pendant le développement.
03
Données, intégrations et volumes
Indiquez les données à reprendre (fichiers Excel, ancien logiciel), les outils avec lesquels le logiciel doit communiquer (ERP, CRM, comptabilité, WhatsApp, paiement) et les volumes attendus : nombre d'utilisateurs, de commandes ou de documents par mois. Pour chaque intégration, vérifiez si l'outil existant propose une API ou au moins un export, car c'est souvent là que se cachent les surprises.
04
Contraintes et hors périmètre
Langues de l'interface, hébergement, sauvegardes, données personnelles au sens de la loi 09-08, usage sur mobile et délais souhaités : ces contraintes influencent fortement l'architecture et le prix. Écrivez aussi ce qui ne fait pas partie de la première version. Un périmètre explicite protège le budget et permet de planifier les étapes suivantes sans conflit.
05
Du cahier des charges au devis
À partir de ce document, un prestataire sérieux doit pouvoir poser des questions, proposer un découpage en étapes et chiffrer chacune d'elles, en dirhams et avec ce qui est inclus. Méfiez-vous d'un devis rendu sans aucune question : soit le besoin est très simple, soit il n'a pas été compris. Un atelier de cadrage d'une ou deux séances aide souvent à compléter le cahier des charges avant de s'engager.